VeriFactu y facturación electrónica: 5 diferencias clave
Índice
VeriFactu y facturación electrónica son dos novedades legales sobre facturación que afectarán a las empresas y los profesionales
Vayamos al grano: VeriFactu y facturación electrónica no son lo mismo, pero ambas medidas tendrán un impacto directo en la forma en que empresas y profesionales realizan la facturación.
De ahí que muchos negocios tengan dudas aún sobre las diferencias de VeriFactu y facturación electrónica, así como los plazos de cada una de estas medidas y qué actuaciones deberán llevar a cabo para adaptar su forma de trabajar.
Para arrojar un poco de luz a las dudas en torno a VeriFactu y facturación electrónica, vamos a listar algunas de las diferencias entre ambas novedades legales que ponen en valor la importancia de contar con un programa de facturación que cumpla con todas las exigencias legales.
1. VeriFactu y facturación electrónica tienen un origen diferente
La primera diferencia entre VeriFactu y facturación electrónica es que estas novedades legales tienen su origen en leyes distintas.
Así, el sistema VeriFactu es consecuencia de la Ley Antifraude, aprobada en 2021, y el objetivo de esta medida es evitar las contabilidades paralelas, prevenir manipulaciones indebidas de las facturas y reducir el fraude fiscal.
Mientras que la facturación electrónica obligatoria entre empresas y profesionales es una medida recogida en la Ley Crea y Crece, aprobada en 2022, y su objetivo es mejorar la trazabilidad de las facturas y el pago de las mismas.
Como consecuencia de ello, el desarrollo normativo de VeriFactu y facturación electrónica también es distinto. En el caso de VeriFactu ya se han publicado en el BOE tanto el reglamento como la orden ministerial que regula los requisitos técnicos de los programas de facturación. Sin embargo, en lo que respecta a la facturación electrónica el reglamento aún se encuentra en fase de borrador.
2. Las características esenciales de VeriFactu y facturación electrónica
Para entender bien en qué se diferencian VeriFactu y facturación electrónica hay que acudir a sus características.
El sistema VeriFactu
El sistema de envío de facturas verificables consiste en la remisión a la Agencia Tributaria de los registros de facturación de un negocio.
Es decir, para estar adaptadas a VeriFactu, las empresas deben contar con un programa de facturación que les permita remitir los registros de sus facturas emitidas:
- Por medios electrónicos.
- De manera continua.
- De forma automática al generarse una factura.
De tal forma que se garantice:
- La seguridad, corrección e integridad de los registros de facturación que se envían a la plataforma de la AEAT.
- Que los registros se envían de manera consecutiva, instantánea y fehaciente.
Además, las facturas emitidas y enviadas de manera automática a la Agencia Tributaria deben tener una huella para comprobar su veracidad.
La facturación electrónica obligatoria
En cambio, la emisión y recepción electrónica de facturas es una medida más ambiciosa. De tal forma que los programas de facturación deberán permitir a los negocios:
- Emitir facturas en formatos legibles de forma universal: UBL, CII, EDIFACT o Facturae.
- Firmar electrónicamente las facturas al crearlas.
- Incorporar a las facturas un código único para identificarlas.
- Hacer llegar a la solución de la Agencia Tributaria una copia electrónica fiel de cada factura generada.
- Remitir las facturas a sus destinatarios de manera automática gracias a que los programas deberán ser interconectables entre sí.
- Informar sobre el estado de las facturas que reciben a sus emisores.
- Notificar a la Agencia Tributaria el pago o el rechazo de una factura recibida.
A la luz de estas características podemos señalar una de las diferencias más notables entre VeriFactu y facturación electrónica: en el segundo caso, la normativa también impondrá obligaciones a los receptores de las facturas y no solo a los emisores.
Es decir, no solo existirá la obligación de emitir facturas electrónicamente, sino también de recibirlas.
Además, otra de las diferencias clave entre VeriFactu y facturación electrónica es que en el primer caso lo único relevante es la remisión de los registros de facturación a la AEAT. Mientras que en lo relativo a la facturación electrónica entran en juego también:
- El envío de las facturas a los receptores y la recepción por parte de estos.
- La información sobre el pago de las facturas tanto a los emisores como a la AEAT.
3. El sistema VeriFactu va a ser optativo, lo obligatorio será emplear un programa de facturación certificado
Otra de las cuestiones que nos permiten diferenciar con claridad VeriFactu y facturación electrónica es su obligatoriedad. ¿Por qué?
En realidad, el sistema VeriFactu será optativo para las empresas y los profesionales españoles.
Lo que resultará obligatorio es que los negocios usen programas de facturación certificados para crear sus facturas.
Sin embargo, pueden optar por dos modalidades para emitir facturas: el sistema VeriFactu y el NoVeriFactu.
A través del VeriFactu, como apuntamos antes, se llevará a cabo una remisión automática de los registros de facturación a la AEAT. En cambio, si se opta por la modalidad NoVeriFactu este envío automático y continuo no se producirá. Como consecuencia de ello, los programas de facturación deberán:
- Almacenar de forma segura todos los registros de facturación.
- Tener la capacidad de enviarlos a Hacienda si les son solicitados.
- Incluir en las facturas la firma electrónica del emisor, además de la huella.
Si un negocio comienza a remitir los registros de facturación a la Agencia Tributaria se entenderá que ha decidido optar por VeriFactu y deberá usar este sistema a lo largo de todo el año fiscal en curso.
Por contra, emitir y recibir facturas electrónicamente sí va a ser obligatorio y no existe un plan B.
4. ¿Qué facturas se deben emitir usando VeriFactu y cuáles estarán sometidas a la facturación electrónica obligatoria?
Otro aspecto de gran relevancia que nos permite diferenciar entre VeriFactu y facturación electrónica es el alcance de ambas novedades legales.
Aunque parezca que la facturación electrónica aún no existe en nuestro país, lo cierto es que desde hace años es obligatoria en las operaciones económicas con las administraciones públicas. Lo que ha hecho la Ley Crea y Crece es extender la obligatoriedad de emitir y recibir facturas electrónicamente a las operaciones económicas entre empresarios y profesionales, conocidas por el anglicismo B2B (Business to Business).
Por lo tanto, si un negocio le tiene que emitir una factura a un cliente que es una empresa o un profesional deberá hacerlo electrónicamente. Igualmente, si el receptor de una factura es un empresario o un autónomo deberá informar al emisor sobre el estado de la misma y a la AEAT sobre su pago.
En cambio, si el receptor de la factura no es un negocio (o una AAPP), sino que es un mero ciudadano común y corriente, no existirá la obligación de que la factura sea electrónica.
¿Qué pasa con el sistema VeriFactu y la obligación de usar programas de facturación certificados que no permitan alterar indebidamente las facturas?
Esta obligación atañe a todas las operaciones económicas. Así, si un negocio le emite una factura un particular deberá usar un programa de facturación certificado. Y, si ha optado por la modalidad VeriFactu, deberá remitir el registro de facturación a la AEAT.
5. El plazo de implementación de VeriFactu y facturación electrónica es distinto
Llegamos, finalmente, a la diferencia entre VeriFactu y facturación electrónica que más importa a las empresas: la fecha de entrada en vigor de ambas novedades.
En el caso de la obligatoriedad de usar programas de facturación certificados para crear facturas, los plazos definitivos, tras la aprobación la semana pasada de una modificación del reglamento son:
- 29 de julio de 2025, las empresas que desarrollan y suministran programas de facturación deberán tener las soluciones adaptadas a las exigencias de VeriFactu.
- 1 de enero de 2026, las empresas españolas deberán operar solo con programas de facturación certificados.
- 1 de julio de 2026, los profesionales deberán disponer de software certificados.
Por desgracia, no contamos con las mismas certezas en lo que respecta a la facturación electrónica obligatoria. La versión actual del reglamento que desarrollará dicha obligación establece los siguientes plazos:
- Los negocios con una facturación superior a los 8 millones de euros anuales deberán emitir y recibir facturas electrónicamente un año después de que se apruebe la orden ministerial que regulará la solución pública de la Agencia Tributaria. Esta solución permitirá enviar y recibir facturas a través de ella, así como remitir las copias de las facturas y la información sobre su pago.
- Las empresas y los profesionales que facturen menos de 8 millones de euros dispondrán de dos años para emitir y recibir facturas electrónicas a contar desde la aprobación de la orden ministerial.
Es decir, no conocemos aún con precisión la fecha límite para implementar la facturación electrónica porque ni siquiera este reglamento está publicado aún en el BOE y, a posteriori, habrá que esperar a la orden ministerial.
Así, la gran diferencia entre VeriFactu y facturación electrónica es que el uso de programas de facturación que eviten la manipulación de los registros será obligatorio sí o sí en 2026, mientras que la entrada en vigor de la facturación electrónica obligatoria puede alargarse hasta 2027 o 2028.
En definitiva, más allá de las evidentes diferencias entre VeriFactu y facturación electrónica, ambas novedades legales evidencian la necesidad de los negocios de usar un programa de facturación para gestionar su facturación emitida y recibida que esté adaptado a las dos normativas.
De lo contrario, las empresas se expondrán a cuantiosas multas y severas inspecciones de Hacienda.
