¿Todas las empresas deberán usar el sistema VeriFactu para remitir facturas a la AEAT?
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El 1 de enero de 2026 todas las empresas deberán trabajar con un software de facturación adaptado al sistema VeriFactu para emitir facturas
La certeza es un valor que las empresas tienen en alta consideración. Navegar un mar de incertidumbres no suele ser sencillo, sino que se lo pregunten a Ulises, que tardó 10 años en poder volver a casa haciendo frente a una auténtica odisea plagada de sorpresas.
En el terreno del cumplimiento normativo, los negocios necesitan certezas para poder adaptarse a lo que dicen las leyes. Esto pasa, sobre todo, por saber con precisión cuáles son sus obligaciones, qué opciones tienen ante sí para cumplirlas y cuáles son los plazos para hacerlo.
Pues bien, en lo que respecta al sistema VeriFactu de emisión de facturas y el uso obligatorio de programas de facturación certificados, muchos negocios tienen más dudas que certezas.
Aunque la Ley Antifraude, de la que emanan ambas cuestiones, se aprobó hace casi 4 años, sigue habiendo mucha incertidumbre en torno a cómo deberán facturar empresas y profesionales para cumplir con la norma.
En este artículo, vamos a arrojar luz sobre la implementación en los negocios de programas de facturación certificados por la Agencia Tributaria.
1. ¿Qué es el sistema VeriFactu?
El principal motivo por el que la Ley Antifraude aún no es de pleno cumplimiento en España es que su desarrollo reglamentario se ha efectuado de manera dilatada en el tiempo.
Así, a finales de 2023, el Gobierno aprobaba el reglamento que desarrolla la norma en lo relativo al uso de programas de facturación. Esta norma, conocida popularmente como reglamento VeriFactu establece:
- Cómo deben ser los software que empleen los negocios para facturar.
- En qué consiste el sistema VeriFactu.
Mediante el concepto de sistema VeriFactu se hace referencia al sistema de emisión de facturas verificables.
De acuerdo con el reglamento VeriFactu, los software que usen las empresas y los profesionales para emitir facturas deben permitir la remisión voluntaria de las mismas a la Agencia Tributaria. Esto es lo que se conoce como sistema VeriFactu.
¿Cuáles son las características clave del sistema VeriFactu de emisión de facturas?
- Es voluntario.
- La remisión de facturas a la AEAT por el sistema VeriFactu exige que las mismas se envíen:
- Por medios electrónicos usando programas de facturación.
- Continuamente.
- De forma segura, correcta e íntegra.
- Que los envíos sean automáticos.
- Que las facturas se envíen de manera consecutiva, instantánea y fehaciente.
- Si se opta por el sistema VeriFactu, los programas de facturación no tendrán que incorporar la firma electrónica del profesional o empresa que emite al factura.
2. Las empresas estarán obligadas a usar programas de facturación certificados
Así pues, lo que establece la Ley Antifraude y su desarrollo reglamentario es que los negocios están obligados a usar solo programas de facturación certificados por la AEAT. ¿Qué características deben tener los software para cumplir con la norma?
- Garantizar que los registros de facturación de un negocio se mantienen íntegros, accesibles, inalterables y legibles.
- Permitir la conservación segura de las facturas.
- Facilitar la trazabilidad de las facturas mediante su encadenamiento y secuenciación.
- Disponer de un mecanismo de solución de errores que permita consultar los registros originales sin alterar.
- Tener un sistema para facilitar la descarga, volcado y archivo de los registros de facturación.
- Contar con un registro de eventos en el que figuren todas las acciones realizadas en el programa.
- Generar registros de facturación de alta y anulación con toda la información indispensable de las facturas.
- Incorporar una huella a los registros para certificar su veracidad, así como la firma electrónica de los mismos en caso de que no se esté trabajando con el sistema VeriFactu.
- Poder funcionar de acuerdo al sistema VeriFactu y posibilitar el envío automático de facturas a la AEAT.
Los desarrolladores de programas de facturación deberán emitir una declaración responsable en la que garanticen que se cumplen estos requisitos y han de facilitarla siempre que un cliente se la pida.
3. Plazos para implementar soluciones de facturación adaptadas a la Ley Antifraude
Si el reglamento VeriFactu tardó en llegar, la Orden Ministerial en la que se recogen los requisitos técnicos concretos de los programas de facturación certificados no se quedó atrás.
En octubre de 2024 se publicó en el BOE esta orden que no solo es relevante para los desarrolladores de software, sino que afecta directamente a los plazos de implementación de las soluciones de facturación certificadas. ¿Por qué?
El reglamento VeriFactu establecía que el 1 de julio de 2025 las empresas y los profesionales españoles deberían tener implementados ya programas de facturación adaptados a las exigencias de la Ley Antifraude.
Sin embargo, este reglamento también establecía que los desarrolladores de soluciones tendrían un plazo de 9 meses desde la publicación de la Orden Ministerial para adaptar sus herramientas. Habida cuenta de que dicha orden se publicó el 28 de octubre, se daría la paradoja de que las empresas y los profesionales deberían contar con programas certificados antes de que venciese el plazo dado a los desarrolladores para prepararlos (29 de julio de 2025).
Esto ha provocado que el Gobierno haya modificado el reglamento que desarrolla el sistema VeriFactu para ampliar los plazos de adaptación de las empresas y los profesionales. Así, dicha reforma establece dos nuevos plazos:
- 1 de enero de 2026: las empresas deberán tener programas de facturación certificados.
- 1 de julio de 2026: fecha límite para que los profesionales cuenten con software adaptados a la Ley Antifraude.
4. Sistema VeriFactu y sistema No VeriFactu: las dos modalidades que tienen las empresas ante sí
Como apuntamos antes, el sistema VeriFactu no es obligatorio para las empresas, sino que los negocios pueden optar entre emplear la modalidad del sistema VeriFactu o la modalidad No Verifactu.
¿Qué consecuencias tiene esta decisión?
Si se opta por el sistema VeriFactu, el programa de facturación que se emplee enviará automáticamente todas las facturas a la sede electrónica de la AEAT.
En este caso, no se requerirá la firma electrónica de las facturas, sino que bastará con que cuenten con la huella o hash.
En caso de que la modalidad elegida sea la No Verifactu, el programa de facturación deberá almacenar de forma segura los registros y, además, deberá permitir enviarlos a la AEAT si esta los solicita a través de un procedimiento automatizado.
De ahí que tanto si se opta por el sistema VeriFactu como si no, los software de facturación van a tener que estar preparados para el envío de facturas a la Agencia Tributaria.
5. Cómo pueden las empresas optar por el sistema VeriFactu
La AEAT entenderá que una empresa o un profesional opta por el sistema VeriFactu si procede a enviar de manera sistemática sus registros de facturación a la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Los negocios no podrán renunciar al sistema VeriFactu dentro del año natural en que se haya comenzado a enviar los registros. Una vez finalizado dicho año, podrán optar por la modalidad No VeriFactu.
En definitiva, el 1 de enero de 2026 las empresas españolas tendrán que tener implementado un programa de facturación certificado. Mientras que los profesionales tendrán medio año más de plazo.
Para cumplir con esta obligación, los negocios pueden optar entre implementar el sistema VeriFactu y remitir automáticamente sus facturas a la AEAT o la modalidad No VeriFactu.
