Dietas y gastos de viaje en el el IRPF: ¿Están exentos o deben incluirse en la Renta?
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La exención de dietas y gastos de viaje en el IRPF es posible hasta ciertos límites según la normativa tributaria española
Un abogado cuyo despacho está en Madrid tiene que ir a Valencia durante un par de semanas para hacer una due diligence. Un ingeniero ha de viajar a Qatar para supervisar una obra durante un mes. Un formador se desplaza 50 km para dar un curso en una empresa. Podríamos seguir listando ejemplos: los viajes de trabajo están a la orden del día.
Por eso, muchos profesionales y negocios necesitan tener claro cuál es el tratamiento de dietas y gastos de viaje en el IRPF. ¿Estos gastos se consideran rendimientos del trabajo y deben tratarse igual que el salario? ¿O son rentas exentas? ¿Existe límites para aplicar dicha exención?
En este artículo, vamos a aclarar todas las dudas sobre la exención de dietas y gastos de viaje en el IRPF.
Además, vamos a destacar lo importante que es para las empresas disponer de un software de gestión que les permita realizar una validación de los gastos de viaje para evitar excesos, registrarlos de forma adecuada en la contabilidad y abonárselos a los trabajadores con la máxima celeridad.
Qué dice la ley sobre las dietas y gastos de viaje en el IRPF
La Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (LIRPF) establece en su artículo 17 que son rendimientos íntegros del trabajo las contraprestaciones que reciben los profesionales por actividades que derivan del trabajo personal. El rendimiento de trabajo por excelencia es el salario, pero también hay otros rendimientos como las prestaciones por desempleo o los gastos de representación.
Este precepto también incluye dentro de los rendimientos íntegros del trabajo «las dietas y asignaciones para gastos de viaje». Sin embargo, el propio artículo exceptúa:
- Los gastos de locomoción.
- Los gastos «normales» de manutención y estancia.
Siempre y cuando estos gastos se hallen dentro de los límites reglamentarios.
De esta forma, la LIRFP abre la puerta a la exención de dietas y gastos de viaje en el IRPF, pero nos dirige hacia el reglamento que desarrolla la ley para saber qué límites se deben tener en cuenta a la hora de abonar estos gastos. Y, sobre todo, al gestionarlos desde el punto de vista fiscal. Ya que si los gastos deben tributar en el IRPF, deberían tenerse en cuenta al realizar las retenciones a cuenta.
Qué gastos de transporte están exentos en la Renta
El Reglamento del IRPF establece en su artículo 9 la exención de dietas y gastos de viaje en el IRPF siempre y cuando se cumplan los requisitos y límites fijados por el propio reglamento.
La norma diferencia entre los gastos de transporte y los de manutención y alojamiento. Con respecto a los gastos de locomoción o transporte, se exceptúan del IRPF los gastos destinados a compensar a los trabajadores que deben desplazarse fuera de su centro de trabajo para realizar una actividad para su empresa.
En cuanto a los límites a la exención de los gastos de transporte se deben tener en cuenta dos casuísticas distintas:
- Si el profesional se desplaza en transporte público (avión, tren, autobús…) no existe un límite, sino que está exento el importe del pasaje.
- Si el trabajador se desplaza por su cuenta (generalmente en coche) no tiene que pagar el IRPF por los gastos que resulten de multiplicar cada kilómetro que recorra por 0,26 euros. Además, también se exceptúan los gastos de peaje y aparcamiento.
¿Qué sucede si una empresa decide pagarle a un trabajador 0,30 euros por cada kilómetro que realiza al desplazarse por motivo de su actividad? La diferencia entre el gasto abonado y el tope legal sí se considerará rendimiento del trabajo y, por lo tanto, estará sujeta a retención a cuenta en el IRPF.
Cuáles son los límites a la exención de gastos «normales» de manutención y estancia
Para dilucidar los límites a la exención de dietas y gastos de viaje en el IRPF debemos tener en cuenta, también, los gastos de manutención y estancia. Es decir, las dietas para comer y el precio del alojamiento en caso de que el trabajador tenga que hacer noche en un lugar distinto a su domicilio.
La normativa establece que se pueden exceptuar los gastos «normales»:
- Abonados en restaurantes, hoteles y otros establecimientos de hostelería.
- En un municipio distinto al del lugar de trabajo y al del domicilio del trabajador.
- Por estancias que no superen los 9 meses.
En cuanto a los límites de estos gastos «normales», el reglamento del IRPF diferencia entre dos casuísticas distintas:
- Los casos en que el trabajador tenga que dormir en un municipio diferente al de su lugar de trabajo y/o residencia:
- Los gastos de estancia exceptuados serán los que se justifiquen. Es decir, el precio de la noche de hotel.
- Los gastos de manutención podrán ascender a 53,34 euros diarios en caso de viajes dentro de España y a 91,35 euros si las estancias de trabajo son en el extranjero.
- Si el trabajador no tiene que dormir fuera de casa, es posible aplicar una exención en el IRPF de estos gastos de hasta 36,06 euros diarios en caso de que el desplazamiento se produjese en España, y de hasta 66,11 euros cuando tuviese que desplazarse al extranjero.
Como pasa con el resto de dietas y gastos de viaje en el IRPF, si la empresa decide abonarle al trabajador una cuantía superior a los límites legales, dicho importe sí deberá someterse a gravamen.
Qué se debe acreditar para poder aplicar la exención de dietas y gastos de viaje en el IRPF
A la hora de abordar la exención de dietas y gastos de viaje en el IRPF es fundamental que las empresas y los trabajadores tengan en cuenta que deben acreditar que los gastos se han producido. Esto implica que:
- Para los gastos en transporte público es necesario aportar factura o documento equivalente que demuestre el viaje realizado y el importe del mismo.
- Para los gastos de locomoción cuando el trabajador se desplaza por su cuenta, es necesario aportar documentación que:
- Demuestre que se produjo el desplazamiento.
- Sirva para comprobar los gastos de peajes.
- Justifique los gastos en parkings.
- Para los gastos de estancia, debe aportarse factura del hotel.
- Para los gastos de manutención, ha de contarse con facturas o tickets de los restaurantes.
- Además, en caso de que el trabajador no tenga que dormir fuera de casa, se debe acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como la razón del mismo.
Por lo tanto, de cara a evitar problemas con Hacienda, es fundamental que las empresas documenten a la perfección los gastos en dietas, viajes y desplazamientos. De esta forma, se podrá aplicar la exención de dietas y gastos de viaje en el IRPF con total seguridad.
Por qué es importante contar con un programa de gestión que permita realizar la validación de gastos
Precisamente, en esta tarea de recopilar y gestionar todos los documentos que acrediten los gastos puede resultar de enorme ayuda contar con programa de gestión que disponga de un módulo de validación de gastos.
¿Qué hace esta clase de herramienta? Permite a las empresas:
- Registrar de una forma sencilla todos los gastos en los que incurren los trabajadores.
- Controlar que cada gasto cuenta con su pertinente documento acreditativo.
- Almacenar de forma segura, accesible y sistematizada cada factura y ticket. Así como fotografías y otros documentos que acrediten los motivos de los desplazamientos.
- Supervisar los gastos de cada trabajador de una forma sencilla para evitar que el montante de los gastos se descontrole y merme los ingresos de la empresa.
- Automatizar la incorporación de los gastos a la contabilidad.
- Gestionar el abono de los gastos a los trabajadores con facilidad.
- Incorporar los gastos a la fiscalidad de la empresa en caso de que no se puedan exceptuar del IRPF.
En definitiva, la normativa tributaria española permite aplicar la exención de dietas y gastos de viaje en el IRPF, pero empresas y trabajadores deben tener en cuenta:
- Los límites legales a estos gastos.
- La obligación de documentar los gastos efectuados y las razones de los desplazamientos.
