Contratos, presupuestos, LOPD… Agiliza la firma de documentos

Firma con MN Sign: Múltiples funcionalidades para optimizar la firma de documentos

La tercera modalidad de firma electrónica de MN program es MN Sign. Esta herramienta de firma de documentos digital es muy ágil y fácil de usar para lograr que clientes y trabajadores puedan firmar la documentación que les incumbe.

Desde el programa se genera el documento a firmar y se envía empleando MN Sign ¿Qué le llegará al cliente o al trabajador? Un correo electrónico o un WhatsApp con un enlace. Al pinchar en la URL, se les redirecciona a una página en la que figura el contenido del documento, se solicita la identificación del firmante y se permite que el cliente o el trabajador firmen después de leer con tan solo un clic.

De esta manera se pueden firmar contratos, presupuestos, las jornadas laborales de la semana o el consentimiento para domiciliar los recibos o las nóminas. Las posibilidades son múltiples y el ahorro de tiempo es mayúsculo.

MN Sign también permite que los trabajadores o los clientes acepten el contenido de un correo o un WhatsApp.

Por ejemplo, en el programa se pueden generar y enviar correos para que los trabajadores vean sus horarios y los firmen. Sin necesidad de generar un documento en sí mismo.

MN Sign Avanzado: Un documento, varios firmantes y trazabilidad de las firmas

Más allá de la versión sencilla de MN Sign, esta herramienta cuenta con una modalidad avanzada que permite enviar un documento a todas las personas que tienen que firmarlo.

Pensemos, por ejemplo, en un contrato en el que intervienen varias partes. Sin esta funcionalidad, el documento debería ir pasando de un firmante a otro hasta completar todas las firmas.

En cambio, con MN Sign Avanzado es posible enviarlo a todos los firmantes. Cada uno de ellos recibirá un correo con el enlace y podrá leer el documento y firmarlo.

Una vez que todas las partes hayan firmado el documento, cada una de ellas recibirá una copia del documento con todas las firmas incorporadas.

Además, cabe destacar que MN Sign facilita la trazabilidad de las firmas. Puesto que el programa inserta un sello en el documento en el que figura: cuándo se firmó, desde qué IP y en qué navegador. Estos datos son clave para demostrar que un documento en concreto ha sido firmado por una persona.

Gestionar la firma de documentos en bloque

Como el programa de firma electrónica de MN program está integrado en nuestro software de gestión integral se puede aliar con otras herramientas como Emailer.

Así, MN Sign también se puede enviar a través del Emailer. ¿Qué significa esto? Que se puede automatizar el envío en bloque de documentos para firmar. Veámoslo mejor con dos ejemplos.

Pensemos en una empresa que revisa su base de datos y descubre que algunos de sus clientes no han firmado el consentimiento del tratamiento de sus datos. ¿Tendría que enviar uno a uno un correo para que puedan prestar su consentimiento? Con Emailer no. Puede enviar el consentimiento en bloque a todos esos clientes. El ahorro de tiempo administrativo es muy significativo.

Pero el alcance de esta funcionalidad no se limita a esta posibilidad. Puesto que una empresa también puede programar que se envíe MN Sign a todos los clientes que han solicitado un presupuesto en la última semana, para que lo consulten y, si están de acuerdo, lo acepten. Y lo mismo se podría hacer con los contratos.

Automatizar y enviar en bloque documentos para ser firmados puede traducirse en:

• Un aumento de la eficiencia de la empresa.
• Un ahorro de tiempo improductivo.
• Una optimización de la comunicación con sus clientes y trabajadores.
• Un incremento de las ventas y los beneficios.